Mercado global de Serviços Gerenciados de Impressão em 2026: Por que a impressão se tornou um ativo estratégico

Durante muito tempo, a impressão foi tratada como um detalhe operacional. Um custo inevitável. Um item da infraestrutura que simplesmente precisava “funcionar”. No entanto, à medida que as empresas avançaram na transformação digital, algo curioso aconteceu: a impressão não desapareceu. Ela se transformou.

Mesmo em organizações altamente digitalizadas, contratos, relatórios, etiquetas, prontuários, ordens de serviço e documentos fiscais continuam circulando. A diferença é que, em 2026, imprimir deixou de ser um ato isolado e passou a fazer parte de uma estratégia mais ampla de eficiência, segurança e sustentabilidade. É nesse cenário que o mercado global de Managed Print Services (MPS), ou Serviços Gerenciados de Impressão, vem crescendo de forma consistente.

As projeções indicam que o setor, estimado em cerca de USD 41 bilhões em 2021, deve praticamente dobrar de tamanho até 2030, ultrapassando USD 80 bilhões, mantendo taxas anuais de crescimento próximas a 9%. Isso revela um movimento estrutural, não passageiro. Mas o que explica essa expansão?

O que está impulsionando o crescimento do MPS?

A resposta passa por três grandes pilares: controle de custos, sustentabilidade e produtividade.

Controle de custos: visibilidade gera economia 

Em muitas empresas, os custos de impressão permanecem pulverizados. Toners comprados de forma emergencial, equipamentos subutilizados, contratos distintos por unidade, ausência de monitoramento por departamento. Quando se soma tudo, o valor pode ser significativamente maior do que o imaginado.

Os Serviços Gerenciados de Impressão surgem justamente para trazer visibilidade e previsibilidade. Eles permitem mapear o parque de equipamentos, monitorar volumes, automatizar reposição de suprimentos e estabelecer contratos com custo por página. Em vez de despesas variáveis e imprevisíveis, cria-se um modelo estruturado.

A pergunta que vale a reflexão é simples: sua empresa sabe exatamente quanto custa cada página impressa?

Sustentabilidade: menos desperdício, mais responsabilidade

Outro fator determinante é a pressão crescente por metas ambientais e compromissos ESG (Environmental, Social and Governance — Ambiental, Social e Governança). Reduzir desperdícios deixou de ser apenas uma boa prática financeira; tornou-se um posicionamento estratégico.

Ao controlar volumes, incentivar impressão consciente, implementar autenticação de usuários e adotar equipamentos mais eficientes energeticamente, o MPS contribui para:

• Redução do consumo de papel
• Diminuição do gasto de energia
• Descarte correto de cartuchos e toners
• Relatórios ambientais mais consistentes

Imprimir menos, imprimir melhor e imprimir com responsabilidade é hoje parte da agenda corporativa. Afinal, como justificar metas ambientais ambiciosas se a gestão de impressão permanece invisível?

Produtividade e continuidade operacional

Quando uma impressora para, a equipe para junto. Retrabalho, filas, chamados técnicos e improvisos impactam diretamente a produtividade. Em ambientes com grande volume documental, esse impacto é ainda maior.

O modelo de MPS atua na prevenção: manutenção proativa, monitoramento remoto e redistribuição estratégica de equipamentos evitam gargalos. A impressão deixa de ser um obstáculo e volta a ser suporte ao processo.

Tendências que moldam o mercado em 2026

O crescimento do setor também está ligado a transformações tecnológicas e ao novo perfil do trabalho corporativo.

1. MPS em nuvem (cloud-based)

O termo cloud-based significa “baseado em nuvem”. Trata-se de soluções hospedadas em servidores externos, acessadas pela internet, sem necessidade de infraestrutura local robusta.

No contexto do MPS, isso permite que a gestão do parque de impressão seja feita remotamente, com escalabilidade e menor investimento inicial em hardware (equipamentos físicos). É um modelo especialmente atrativo para empresas que buscam flexibilidade e expansão rápida.

2. Modelo on-premises

Já o termo on-premises refere-se a soluções instaladas dentro da própria empresa, em servidores internos. Esse modelo costuma ser adotado por organizações que priorizam controle total sobre dados e infraestrutura, especialmente em setores regulados como financeiro e saúde.

A decisão entre nuvem e on-premises não é apenas técnica; é estratégica. Ela envolve análise de segurança, custos de longo prazo, escalabilidade e perfil da operação.

3. Mobile printing

Mobile printing significa impressão a partir de dispositivos móveis, como smartphones e tablets. Em um cenário de trabalho híbrido, essa funcionalidade se tornou essencial para manter agilidade e continuidade.

4. Segurança e compliance

Impressão é circulação de dados. Documentos esquecidos na bandeja, acessos não autorizados e ausência de rastreabilidade representam riscos reais.

Soluções modernas de MPS incluem:

• Autenticação de usuários (liberação por senha, cartão ou biometria)
• Criptografia de dados (proteção das informações durante o envio)
• Relatórios de auditoria

Em tempos de Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e regulamentações internacionais, ignorar esse aspecto pode custar caro.

Segmentos que mais adotam MPS

O mercado é transversal, mas alguns setores se destacam:

• Instituições financeiras e seguradoras, devido ao alto volume documental e à necessidade rigorosa de segurança.
• Saúde, onde prontuários e laudos exigem controle e confidencialidade.
• Indústria e logística, com forte uso de etiquetas e documentação operacional.
• Pequenas e médias empresas, que encontram no MPS uma forma de profissionalizar a gestão sem grandes investimentos iniciais.

O panorama global

A América do Norte concentra uma das maiores participações no mercado global, impulsionada pela maturidade tecnológica, adoção de soluções baseadas em nuvem e consolidação de contratos corporativos estruturados. Já a região Ásia-Pacífico apresenta ritmo acelerado de crescimento, refletindo expansão econômica, industrialização e aumento da competitividade empresarial.

E o Brasil?

O mercado brasileiro de Managed Print Services ainda não dispõe de levantamentos amplamente consolidados com o mesmo nível de detalhamento global. Não há estatísticas públicas robustas que isolem exclusivamente o segmento de MPS com projeções nacionais específicas para 2026 e além.

No entanto, o comportamento do mercado tende a seguir as tendências observadas na América do Norte e em outras regiões mais maduras. Isso ocorre porque:

• Grandes fabricantes e provedores atuam globalmente, replicando modelos e tecnologias.
• Empresas multinacionais implementam padrões semelhantes em suas filiais brasileiras.
• Pressões por eficiência operacional, redução de custos e metas ESG são cada vez mais globais.

Além disso, o avanço da digitalização, a consolidação do trabalho híbrido e a crescente preocupação com segurança da informação tornam o MPS cada vez mais relevante no contexto brasileiro.

A tendência é clara: à medida que empresas nacionais buscam previsibilidade financeira, controle e sustentabilidade, a gestão estruturada da impressão deixa de ser opcional e passa a ser estratégica.

A impressão como parte da estratégia 

Em 2026, a pergunta não é mais “precisamos de impressoras?”, mas sim: como gerenciar esse ambiente com inteligência?

Serviços Gerenciados de Impressão não significam apenas terceirizar equipamentos. Significam integrar impressão, digitalização e gestão documental em uma lógica de eficiência contínua.

Quando bem estruturado, o MPS entrega:

• Redução de custos operacionais
• Previsibilidade orçamentária
• Maior segurança da informação
• Indicadores claros de consumo
• Apoio às metas de sustentabilidade
• Melhoria na experiência dos colaboradores

A impressão não desapareceu com a transformação digital. Ela amadureceu. E, como qualquer processo crítico, precisa de governança.

Se a sua empresa busca transformar a impressão em um processo controlado, sustentável e alinhado à estratégia do negócio, contar com um parceiro especializado faz toda a diferença. A InPrint atua justamente nesse ponto: estruturando ambientes de impressão com foco em redução de custos, alta disponibilidade, segurança da informação e compromisso ambiental. Porque, em 2026, não basta apenas imprimir — é preciso imprimir com inteligência, governança e responsabilidade.

Referências:

KRAFT BUSINESS SYSTEMS. Managed Print Services Market: Growth, Trends, and Forecasts. [S. l.], 2025. Disponível em: https://kraftbusiness.com/blog/managed-print-services-market/. Acesso em: 18 fev. 2026.