Menos papel, mais eficiência: como empresas podem reduzir o uso de papel (sem perder produtividade)

Há algo curioso no papel dentro das empresas: ele parece “inofensivo” porque é barato por unidade, mas vira caro quando se espalha pelos processos. Uma impressão aqui, uma via extra ali, um “só para assinar”, um “só para levar na reunião”… e, quando você percebe, o papel virou o caminho padrão de trabalho, com custos escondidos (toner, manutenção, tempo de procura, retrabalho), riscos (extravio, versões erradas, vazamento de informação) e impacto ambiental real. Se a sua empresa pudesse enxergar o papel como um sintoma — e não como destino — o que mudaria na rotina do time?

A primeira virada é parar de tratar “reduzir papel” como uma campanha de conscientização e começar a enxergar como um projeto de eficiência operacional. Em geral, papel nasce em três lugares: (1) onde existe insegurança sobre informação (“preciso imprimir para garantir”), (2) onde o fluxo é mal desenhado (“preciso imprimir porque o processo pede”) e (3) onde falta governança (“cada área imprime do seu jeito”). Por isso, antes de cortar, vale mapear: quais documentos mais circulam? Em quais etapas alguém imprime? Qual é o motivo real: assinatura, conferência, protocolo, arquivo, auditoria, hábito? Esse diagnóstico é poderoso porque ele transforma um objetivo abstrato (“usar menos papel”) em decisões concretas (“essa aprovação pode ser digital”, “esse relatório pode virar dashboard”, “essa via extra não agrega”). E quando a empresa mede, ela para de discutir opinião e passa a discutir processo.

Digital na entrada: o papel que chega não precisa continuar papel

A redução consistente de papel começa com uma regra simples: documento que entra, entra digital. Se chega físico, ele é digitalizado e segue o fluxo digital; se nasce digital, ele não deve ser impresso “para facilitar”. É aqui que digitalização, OCR e organização fazem diferença de verdade. Estudos sobre pegada hídrica mostram que uma folha A4 pode representar de cerca de 2 a 13 litros de água, dependendo do tipo e origem do papel; é um número que faz a gente pensar duas vezes antes de imprimir “só por precaução”.

Mas digitalizar por digitalizar não resolve; só troca “gavetas cheias” por “pastas perdidas”. A mudança de jogo acontece quando a empresa adota um modelo de gestão eletrônica de documentos (GED) com indexação, controle de versão, trilhas de auditoria e fluxos de aprovação: em vez de PDFs soltos, você ganha documentos encontráveis, confiáveis e protegidos — a informação passa a trabalhar pelo negócio, e não a atrapalhar. Quando isso entra em operação, a pergunta deixa de ser “onde está o documento?” e vira “o que precisamos decidir com base nele?”. Esse é o tipo de ganho que reduz papel como consequência e não como esforço.

Assinatura e validade: por que ainda imprimimos “para assinar”?

Muitas empresas ainda imprimem porque acreditam que o papel é a única forma de “dar validade”. Só que, no Brasil, existe um avanço importante: o Decreto nº 10.278/2020 estabelece requisitos técnicos para digitalização de documentos, visando garantir integridade e efeitos legais nos documentos digitalizados quando atendidas as regras. Na prática, isso reforça um caminho: digitalização bem feita (com padrão, qualidade e rastreabilidade) + fluxos e assinaturas adequadas reduzem a dependência do papel com mais segurança, não menos.

E aqui vale um questionamento incômodo (mas útil): quantas impressões existem apenas para “transportar confiança” simplesmente porque o processo não dá segurança suficiente no digital? Quando a empresa investe em governança (perfis de acesso, logs, versionamento e retenção), o papel deixa de ser muleta.

Impressão consciente: o que precisa imprimir, imprime melhor (e menos)

Reduzir papel não significa demonizar impressão. Significa imprimir com intenção. Algumas medidas mudam o jogo rapidamente: padrão frente e verso, liberação de impressão por autenticação (para evitar páginas esquecidas na bandeja), regras por centro de custo, relatórios de consumo e revisão de formulários internos que foram “crescendo” ao longo dos anos. E tem outro ponto: uma parcela relevante do desperdício é invisível, porque vira rotina. Em dados de resíduos sólidos dos EUA, por exemplo, papel e papelão aparecem como uma fatia significativa do que vai para aterro, o que reforça como desperdício de papel não é só custo; é resíduo que alguém vai precisar tratar depois.

Nesse contexto, serviços de gestão de impressão (outsourcing/MPS) ajudam porque colocam método onde hoje há improviso: dimensionamento correto do parque, monitoramento, manutenção proativa, relatórios e políticas que reduzem reimpressões e excessos. O objetivo não é “proibir”, e sim dar previsibilidade e controle, inclusive para que o papel que for realmente necessário seja usado com responsabilidade.

Cultura e rituais: o papel some quando o hábito muda

Mesmo com tecnologia, a empresa só reduz papel de forma sustentada quando muda alguns rituais do dia a dia. Reunião que exigia “material impresso” pode virar pauta digital com acesso controlado; conferência pode ser feita com checklist eletrônico; arquivos físicos podem seguir uma política clara do que deve ser mantido e por quanto tempo. E, claro, reciclagem entra como camada complementar: útil e necessária, mas não substitui a redução na origem. Afinal, o mundo produz centenas de milhões de toneladas de papel e papelão por ano, e tratar isso como “normal” é aceitar um desperdício que poderia ser evitado com processos melhores.

Aqui vai a segunda provocação: se amanhã você precisasse operar por uma semana sem impressora (por qualquer motivo), o que travaria e por quê? A resposta quase sempre aponta para processos, não para equipamentos.

Medir para melhorar: metas simples que realmente funcionam

Projetos que dão certo têm métricas fáceis de acompanhar: páginas por colaborador, taxa de duplex, volume digitalizado, reimpressões, documentos “nascidos digitais” que viraram papel, tempo de busca por documento, SLA de aprovações. Quando a gestão enxerga isso, fica mais fácil premiar a eficiência e corrigir gargalos. E quando o time percebe que “menos papel” também significa “menos retrabalho”, a adesão deixa de ser obrigação e vira vantagem prática.

No fim, reduzir papel é uma decisão sobre o tipo de empresa que você quer ser: mais ágil, mais segura e mais sustentável ou refém de rotinas antigas. A terceira pergunta é direta: quanto do papel que sua empresa consome hoje é realmente necessário… e quanto é só falta de um fluxo digital bem desenhado?

Onde a InPrint entra nessa jornada

A InPrint apoia essa transição com uma visão completa: digitalização estruturada, locação de scanners e multifuncionais, organização com GED e gestão inteligente do ambiente de impressão para reduzir desperdícios sem perder performance. E, quando falamos de sustentabilidade, isso precisa ser prática: a InPrint mantém compromisso ambiental com iniciativas de compensação e metas ESG, incluindo parceria com projeto de reflorestamento (com mais de 1,6 milhão de árvores plantadas) e neutralização de pegada de carbono, reforçando que eficiência e responsabilidade podem andar juntas.

Referências:

BIR. Paper. [S. l.]: Bureau of International Recycling, [2025]. Disponível em: https://www.bir.org/en/the-industry/paper. Acesso em: 12 dez. 2025.

BRASIL. Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020. Regulamenta o disposto no inciso X do caput do art. 3º da Lei nº 13.874, de 20 de setembro de 2019, e estabelece a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados. Brasília, DF: Presidência da República, 2020. Disponível em: https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2019-2022/2020/decreto/d10278.htm. Acesso em: 12 dez. 2025.

EPA. National overview: facts and figures on materials, wastes and recycling. Washington, DC: United States Environmental Protection Agency, 2025. Disponível em: https://www.epa.gov/facts-and-figures-about-materials-waste-and-recycling/national-overview-facts-and-figures-materials. Acesso em: 12 dez. 2025.

VAN OEL, P. R.; HOEKSTRA, A. Y. The green and blue water footprint of paper products: methodological considerations and quantification. Delft: UNESCO-IHE Institute for Water Education, 2010. (Value of Water Research Report Series, n. 46). Disponível em: https://waterfootprint.org/resources/Report46-WaterFootprintPaper.pdf. Acesso em: 12 dez. 2025.